تضمین کیفیت سیستم های مدیریت ، Quality Assurance of Quality Management Systems
سیستم مدیریت کیفیت QMS یک سیستم تخصصی است که با هدف شکلگیری اهداف و سیاستها در زمینه کیفیت محصولات/خدمات، در سازمان توسعه یافته و مورد استفاده قرار میگیرد. در شکل قابل دسترستر، وظیفه اصلی QMS اطمینان از کیفیت بالای کالاها/خدمات فروخته شده، متناسب با انتظارات مشتریان است. توجه داشته باشید که وظیفه اصلی کنترل از راه دور است. اما ایجاد یک سیستم خاص که به شما کمک می کند از بروز خطاهای جدید جلوگیری کند می تواند روی محصولات یا کار تأثیر منفی بگذارد.
QMS در سازمان ها می تواند دو نوع باشد:
- عمومی
هر شرکتی این فرصت را پیدا می کند که از اصول خود در عمل استفاده کند، صرف نظر از اینکه شرکت بزرگ است، دقیقاً چه کاری انجام می دهد، کجا آن را انجام می دهد و…
- صنعتی
مدیریت کیفیت QMS برای نوع خاصی از سازمان ساخته شده است. به عنوان مثال، استانداردهای صنعتی برای شرکت های هوافضا، استودیوهای مخابراتی، شرکت های کشاورزی و… وجود دارد.
بر اساس اینکه چه نوع سیستم مدیریتی در عمل اعمال می شود، اهداف بسیاری وجود دارد. معمولاً این واقعیت به نتیجه می رسد که مدیر، سیستمی واحد ایجاد می کند که در شرکت کار می کند و از ارتکاب خطاهایی که می تواند بر کیفیت محصولات یا کارایی انجام سفارش تأثیر منفی بگذارد، جلوگیری می کند. در هر صورت، سیستم باید تضمین کند که محصولات مطابق با الزامات استاندارد داخلی یا بین المللی هستند. اگر شرایط کاری QMS به طور مداوم حفظ شود و برای افزایش منظم اثر بخشی محصولات با در نظر گرفتن نیازهای هر یک از طرفین ایجاد شده باشد، میتوان به یک نتیجه مثبت دست یافت.
برای مدیریت کیفیت QMS در شرکت جهت برآورده کردن نیازهای تعیین شده، ابتدا باید اطمینان حاصل کنید که:
- کیفیت فنی محصولات مطابق با الزامات تعیین شده است.
- شرکت خود را با تغییرات جدید از نظر کیفیت محصول، مطابق با شرایط بازار وفق میدهد.
- متخصصان به طور کامل آموزش داده میشوند و دارای تجربه تخصصی هستند، که به آنها این امکان را میدهد تا کارهای خود را به راحتی و بدون دردسر انجام دهند.
- شرکت دائماً در جستجوی تأمین کنندگان جدید برای دسترسی به بازارهای جدید است. این به نوبه خود میتواند بر سرعت ایجاد مخاطب هدف و ایجاد سود تأثیر مثبت بگذارد.
طراحی کیفیت در مراحل اولیه
هر جنبهای از مشکل کیفیت محصول، بخشی جدایی ناپذیر از روند واحد ایجاد و عملکرد آن است. از این موقعیتهای کلی، ارزیابی و مدیریت کیفیت، وظیفه فن آوریهای طراحی، تولید و بهره برداری از محصول است. اگر ایجاد محصولات جدید معطوف به استفاده از دستاوردهای پیشرفت علمی و فناوری باشد و تصمیمات اتخاذ شده در هر مرحله از چرخه زندگی به اندازه کافی اثبات شده باشد، میتوان کیفیت بالای آن را ایمن دانست. مطابق با این، وظیفه مدیریت کیفیت، اول از همه، در تأیید اعتبار تصمیمات اتخاذ شده است. هنگامی که در مورد اعتبار تصمیمات خاص (فناوریهای استفاده شده) تردید وجود دارد، QMS مداخلهای را در فرآیند فناوری سازمان میدهد. در نتیجه، فرآیند توسعه و تصمیم گیری عنصر اصلی مشکل مدیریت کیفیت در طراحی فناوری است.
QMS برای یک پروژه فناوری فقط نباید به مدیریت پروژه محدود شود، بلکه باید کیفیت پروژه فناوری را تضمین کند. اول از همه، اطمینان از کیفیت در هنگام طراحی مهم است، که میتواند کیفیت پروژه تکنولوژیکی را به طور قابل توجهی بهبود بخشد. برای این منظور، یک زیر سیستم تضمین کیفیت طراحی برای مراحل طراحی در سیستم طراحی تعبیه شده است. بنابراین، یک استراتژی برای بهبود مستمر کیفیت فرآیندهای طراحی فناوری و جستجوی راه حلهای بهینه طراحی به کار گرفته شده است.
اتوماسیون QMS
چگونه روند تجزیه و تحلیل اطلاعات و پیاده سازی یکی از اصول مدیریت کیفیت: “تصمیم گیری مبتنی بر واقعیت” را ساده کنیم؟ یک راه حل اتوماسیون QMS است.
اتوماسیون QMS مطمئناً انگیزهای برای جهش در شاخصهای عملکرد فرآیندهای تجاری خواهد بود، اما روش انتخاب ابزارهای اتوماسیون کاملاً پیچیده است. مشکل اصلی اتوماسیون این است که در اکثر قریب به اتفاق موارد در شرکت، متخصصان بخش کیفیت نمیتوانند یک کار فنی با کیفیت بالا تنظیم کنند و متخصصان خدمات توسعه/ پیاده سازی/ اتوماسیون دانش کافی در مورد فرآیندهای تضمین کیفیت و کنترل کیفیت ندارند.
نرم افزار مدیریت مشکل میتواند به ویژه در برنامه ریزی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه مفید باشد. هدف از این اقدامات این است که اطمینان حاصل شود که علل مشکلات به گونهای حل میشوند که دیگر یا در آینده تکرار نشوند و یا پیامدهای آنها کاهش یابد. مستندسازی وضعیت کار با کیفیت در سازمان و نتایج بدست آمده یکی از مهمترین عناصر سازگار با استاندارد ISO 9001 است. معمولاً ساخت این عنصر از سیستم مدیریت کیفیت بیشترین زمان را میبرد و بیشترین هزینه را دارد.
سه زمینه عملکردی روش اتوماسیون QMS
الف) اتوماسیون منطبق با مقررات و نیازهای مشتری
با هدف کاهش هزینههای زمانی برای مستند سازی منطبق با الزامات مقررات صنعت/مشتریان است. به عنوان مثال، این حوزه بر فرآیندهای تضمین کیفیت از جمله: مدیریت اسناد، تغییرات، توسعه محصول جدید، خطرات محصول و فرآیند و همچنین سایر فرایندهای آماده سازی تأثیر میگذارد.
ب) اتوماسیون مدیریت فرایند مواد
این زمینه کل طیف فرایندهای مربوط به کنترل کیفیت و اندازهگیری شاخصهای کیفیت را در بر میگیرد. اتوماسیون با هدف کاهش تأثیر عامل انسانی بر نتایج کنترل کیفیت، و همچنین به صورت خودکار جمع آوری و تجزیه و تحلیل دادهها، فرایندهای مدیریت شکایت، و همچنین مدیریت انواع بازرسیها (ممیزیها) است. هدف از اتوماسیون افزایش شفافیت فرآیندها، ساده سازی حسابداری هزینهها برای کیفیت است.
رایج ترین انواع اتوماسیون
الف – سازمان مدیریت اسناد
هر گروه از متخصصان با آرایهای از اسناد لازم برای کار و حقوق دسترسی، تنظیمات و پر کردن اسناد تعیین میشود.
ب – ممیزیهای داخلی
درجه استاندارد این نیاز به وظایفی بستگی دارد که سازمان میخواهد هنگام تجزیه و تحلیل نتایج ممیزیهای داخلی آنها را حل کند. وظایفی که باید در هنگام اتوماسیون اطلاعات مربوط به ممیزیهای داخلی حل شود عبارتند از:
- تولید گزارش حسابرسی
- بارگیری یکنواخت حسابرسان داخلی (برنامه حسابرسی با در نظر گرفتن حجم کار حسابرسان داخلی).
- نگهداری ثبت و ارزیابی صلاحیت حسابرسان داخلی
- نظارت بر اجرای اقدامات اصلاحی
- تشکیل برنامه اقدام اصلاحی خودکار
- آماده سازی خودکار آنالیز فراوانی وقوع همان نوع اختلافات توسط واحدها، عناصر استاندارد، موقعیتها و مناطق فعالیت
- تولید خودکار گزارش سالانه بر اساس نتایج ممیزی داخلی برای تجزیه و تحلیل توسط مدیریت با نمودار ناسازگاری در عناصر استاندارد، واحدها، خطوط تجاری و…
ج – اتوماسیون نظارت بر فرآیند
به شما امکان میدهد تا به سرعت فرآیندهای “تنگنای” سازمان را شناسایی کنید. همچنین، با خودکار سازی اطلاعات در مورد فرآیندهای نظارت، میتوانید به سرعت کل اطلاعات مربوط به این فرآیند را جدا کرده و پس از تجزیه و تحلیل آنها ، روشهای مناسب برای تنظیم فرآیندها را تعیین کنید.
بعلاوه ، اتوماسیون نظارت بر فرآیند، بسته به روشهای نظارتی مورد استفاده توسط سازمان، میتواند روشهای پردازشی را فراهم کند. چنین اتوماسیونی هزینههای رویههای کنترل کیفیت و همچنین سطح کلی کیفیت محصولات را به میزان قابل توجهی کاهش میدهد. علاوه بر این، دارندگان فرآیند قادر خواهند بود به طور موثر ثبات فرآیند را حفظ کنند.
د – اتوماسیون فرآیند تحلیل توسط مدیریت
به طور کلی، تجزیه و تحلیل توسط مدیریت باید بر اساس تجزیه و تحلیل تمام اطلاعات مربوط به نتایج کار سازمان باشد. اما اغلب پردازش بلوکهای اطلاعات زیر به صورت خودکار انجام میشود:
- شاخصهای عملکرد فرآیند
- منابع مورد نیاز برای پشتیبانی از فرآیند، تجزیه و تحلیل
- پردازش ورودیها
- عملیاتی که در حین اجرای فرآیند انجام شده است
- پردازش خروجیها
- الزامات مربوط به فرآیندها
- نتایج حسابرسی داخلی همراه با فرآیند تحلیل شده
در سازمانهای بازاریابی گرا، تجزیه و تحلیل دادههایی از قبیل نیازهای مصرف کننده، درک سازمان از سوی جامعه و مصرف کنندگان، موقعیت سازمان در بازار بدون استفاده از اتوماسیون تقریباً تصور نمیشود، اما بخش بازاریابی این کار را بدون ارائه نتایج تحقیقات خود در زمینه خدمات با کیفیت انجام میدهد. در همین حال، تجزیه و تحلیل نیازهای مصرف کننده تقریباً نقشی اساسی در استاندارد بازی میکند.
ادغام اتوماسیون پردازش اطلاعات از مصرف کننده در سیستم اتوماسیون کلی QMS سازمان فرایند پیچیدهای نیست اما ضروری است.
نتیجه
بدیهی است که QMS با کیفیت بالا، بصورت خودکار است. کدام نرم افزار را برای این منظور استفاده کنید؟ انتخاب بسیار زیاد است. اکثر متخصصان در زمینه مدیریت کیفیت که با نرم افزارهای استاندارد برای QMS خودکار روبرو شدند، به اتفاق به این رای رسیدند: پیکربندی اتوماسیون QMS برای هر سازمان به طور جداگانه ده برابر کارآمدتر و در نهایت ارزانتر است.
